Carnet de route 1 – Trajectoire domiciliaire : le comité de pilotage définit son fonctionnement

Résultat de l’activité brise-glace du comité de pilotage

Projet : Outil d’aide à la décision sur les trajectoires domiciliaire

Moment du projet

C’était la première rencontre du comité de pilotage, qui représente les débuts officiels du projet de création de l’outil. Selon les phases d’un laboratoire vivant, cette première rencontre se situe dans la phase de planification. Cette phase est constituée de deux principales tâches : mettre en place le comité de pilotage et planifier les grandes étapes générales qui serviront de repères au projet.

À retenir


Une discussion eu lieu sur la composition du comité de pilotage pour s’assurer que les représentants des parties prenantes reflètent bien la nature du projet. Il fut statué que la représentation était satisfaisante.

Les quatre principales valeurs pour le comité de pilotage sont essentiellement tournées vers la communication et les attitudes : droit de contester, convivialité, communication ouverte et langage commun ainsi que structure. D’ailleurs, le terme « boîte à outils » semble être une appellation qui rend confortables certains membres du comité de pilotage jusqu’à présent. Il est important de s’assurer d’utiliser un jargon autour de l’outil qui met en confiance les aînés, ce qui les amènerait à s’intéresser à celui-ci.

Un membre du comité de pilotage a proposé de regarder du côté du Saguenay-Lac-Saint-Jean pour s’inspirer des pratiques qui y sont réalisées. En effet, ce serait une population qui a confronté le vieillissement de sa population avant les autres régions du Québec. Il y aurait donc plusieurs pistes de réflexion intéressantes à ce sujet.


Éléments mis en place

Présentation des membres du comité de pilotage et partie 1 de l’activité brise-glace 

Chacun des membres du comité de pilotage a rapidement partagé leur nom ainsi que leurs diverses implications au sein de comités, d’organisations, d’emplois, etc. Par la suite, la première partie de l’activité a commencé. En utilisant l’exercice du « Code de conduite » (https://gamestorming.com/code-of-conduct/ ), les membres devaient établir les valeurs qui animent les membres du comité de pilotage au travers d’expériences positives passées. Le but de cette première partie de l’activité est d’établir une culture commune entre chacun des membres du comité et une confiance mutuelle. Voici les éléments qui sont ressortis de celle-ci : 

i. Communication ouverte
Encourager les échanges entre les individus avec ouverture d’esprit. Incite à s’exprimer librement.

a. Interactif
Favorise l’interaction entre les individus.

b. Droit de parole
Permet à tous les individus de s’exprimer.

ii. Droit de contester
Permet à tous les individus d’exprimer leur désaccord à une opinion, suggestion, expérience, etc.

a. Écoute
Incite à écouter avec attention les autres avant d’exprimer son désaccord, afin de s’assurer d’avoir bien compris la proposition initiale.

b. Respect
Encourager à traiter les autres avec égard et considération.

ba. Respect de la majorité
Permet au comité de pilotage de trancher lors de situations où deux propositions ou plus sont en confronter. Si la majorité du comité se penche vers une option, le ou les individus en désaccord doivent accepter celle-ci.

bb. Humilité
Incite les individus à accepter les défaites avec une attitude positive.

iii. Structure
Permet au comité de pilotage d’avoir des cadres définis dans lesquels fonctionner.

a. Objectifs clairs
But déterminé d’une action qui est défini et facile à comprendre.

b. Efficacité
Rencontrer les résultats attendus dans un temps satisfaisant.

c. Focus
Capacité à se concentrer sur l’élément prioritaire au comité de pilotage afin de rencontrer les résultats attendus. Cela implique également de prendre le temps de désamorcer en priorité les distractions qui peuvent survenir avant de se concentrer à nouveau sur les objectifs.

d. Flexibilité
Faire preuve d’adaptation aux circonstances.

e. Courte durée
Tenir des rencontres et des activités de trois heures ou moins, afin d’optimiser la capacité d’attention des individus.

iv. Langage commun
Permet aux individus du comité de pilotage d’échanger entre eux avec facilité et en se comprenant.

a. Clarté
Incite les individus à s’assurer qu’ils ont été compris par les autres membres, mais aussi à ces derniers à exprimer leur incompréhension lorsque cela survient.

v. Conviviliaté
Ensemble des rapports positifs qu’entretiennent les personnes au sein d’un milieu social.

a. Attitude positive (comotivation)
Incite les individus à approcher le projet avec positivisme et en motivant les autres membres du comité de pilotage.

b. Bienveillante
Disposition favorable envers quelqu’un, soit les autres membres du comité de pilotage. Les individus doivent garder en tête que les autres membres du comité de pilotage sont aussi présents afin de créer un projet au meilleur de leur capacité.

Rappel de l’historique du projet

Le but du rappel de l’historique du projet était d’expliquer les causes et réflexions qui ont mené à la création du projet de recherche, afin que tous les membres du comité de pilotage débutent avec les mêmes bases.

Explication de la philosophie, méthodologie et façons de faire laboratoire vivant

Cette partie s’intéressait à la mission du LIPPA qui utilise les principes du laboratoire vivant pour créer des solutions innovantes. L’approche d’un laboratoire vivant encourage le développement commun entre les participants. Ainsi, il y a également des éclaircissements sur les caractéristiques d’un laboratoire vivant.

Explication des rôles et mandats du comité de pilotage

Cette section met les cadres des responsabilités des membres du comité de pilotage. Après ces explications, les membres du comité devraient comprendre leur implication et le rôle qu’ils ont à jouer au sein du projet de recherche.

  • Valoriser le savoir-faire et les expertises existantes au sein des parties prenantes; 
  • Maintenir l’orientation du projet et les objectifs communs;
  • Établir et maintenir l’échéancier de travail;
  • Veiller au respect des principes du LIPPA;
  • Conserver des traces du projet.

Partie 2 de l’activité brise-glace 

Durant la deuxième partie de l’activité brise-glace, le comité de pilotage devait soumettre des moyens concrets afin de respecter les valeurs émises lors de la première partie de l’activité. Quelques moyens furent la création de responsables avec certains rôles au sein des activités et rencontres du comité de pilotage. Ces responsables n’ont pas encore été associés avec un membre du comité, ils seront donc déterminés durant la prochaine rencontre. Voici les éléments qui ont été apportés par les membres : 

  1. Communication ouverte et langage commun
    • Créer le rôle du gardien des silencieux (Catherine Girard)   
  2. Droit de contester
    • S’informer avant de contester
    • Expliquer la cause de la contestation 
    • Créer le rôle du médiateur (ce rôle est également associé avec la valeur de la convivialité) (Nathalie Delli-Colli) 
  3. Structure
    • Gardien du temps (ce moyen est également associé à la valeur de la communication ouverte et langage commun) (Catherine Girard) 
    • Établir une rencontre de trois heures au maximum 
    • Établir une rencontre par mois 
    • Créer un bottin des numéros de chacun des membres du comité de pilotage et créer groupe de courriels communs 
  4. Convivialité
    • Avoir des processus de sélection inclusive 

Établissement des prochaines rencontres

La rencontre du comité de pilotage s’est terminée en posant les prochaines dates de rencontre, afin de structurer le comité et de s’assurer de la disponibilité de chacun des membres. 

Références

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