Carnet de route Mobilaînés 2 : le comité de pilotage est lancé!

Date : 12 février 2020

Faits saillants de la rencontre

  • Après un bref rappel du projet, le comité de pilotage installe son rôle, ses valeurs et son code de conduite pour mener à bien la mission Mobilaînés, tout en soulignant l’importance de toujours avoir les aînés au coeur du processus de création, en plus de s’assurer d’aboutir au résultat attendu.
  • Entre autres, durant cette rencontre, nous avons discuté des différentes phases du projet et de la façon dont les aînés participeront à identifier les freins et facilitateurs d’une expérience de mobilité agréable.

Dans ce carnet

Contexte de la rencontre

Cette rencontre du comité de pilotage se déroule trois mois après la rencontre de lancement du projet Mobilaînés.

Le comité de pilotage du projet Mobilaînés se compose de douze membres ayant un intérêt pour la mobilité des aînés, provenant de la recherche et de la communauté (incluant des représentants d’aînés et d’organismes liés aux objectifs du projet – cf. section équipe de travail). Le rôle de ce comité consiste à s’assurer du bon déroulement du projet et de la pertinence des réalisations proposées, tout en mettant les aînés au coeur du processus. Nous évoquons une gestion au service du projet, une valorisation des expertises nécessaires, la participation des aînés et la nécessité de garder des traces de la manière dont le projet est réalisé. L’objectif du comité de pilotage : guider le projet vers l’atteinte des objectifs, identifier les bonnes personnes et les mobiliser au bon moment, d’après une approche « par et pour les aînés » (1).

Les objectifs de cette rencontre sont :

  • Faire connaissance;
  • Rappeler l’objectif du projet, présenter et valider l’échéancier de la première année de travail;
  • S’entendre ensemble sur le rôle, les valeurs et le code de conduite du comité de pilotage;
  • Échanger sur le processus des ateliers de cocréation et sur les contenus explorés durant cette première phase.

Équipe de travail interdisciplinaire présente – Comité de pilotage

  • Bessam Abdulrazak – Chercheur au Centre de recherche sur le vieillissement
  • Mélisa Audet – Coordonnatrice du Laboratoire d’innovation par et pour les aînés
  • Dany Baillargeon – Département de communication de l’Université de Sherbrooke, chercheur associé au Centre de recherche sur le vieillissement
  • Patrick Boissy – Département de chirurgie de l’Université de Sherbrooke, chercheur au Centre de recherche sur le vieillissement
  • Nathalie Delli Colli – École de travail social de l’Université de Sherbrooke, chercheuse au Centre de recherche sur le vieillissement
  • Véronique Provencher – École de réadaptation, programme d’ergothérapie de l’Université de Sherbrooke, chercheuse au Centre de recherche sur le vieillissement
  • Mali Prud’homme – Directrice, SAGE Innovation (développement économique associé aux innovations en santé) – participation téléphonique
  • Sylvie Gilbert Fowlis – Représentante du comité d’aînés du LIPPA, directrice de l’organisme Aide Communautaire de Lennoxville et des environs
  • Mélanie Levasseur – École de réadaptation, programme d’ergothérapie de l’Université de Sherbrooke, chercheuse et directrice du centre de recherche sur le vieillissement
  • Sylvie Lebrun – Coordonnatrice, Table régionale de concertation des aînés de l’Estrie
  • Hélène Pigot – Faculté des sciences de l’Université de Sherbrooke, chercheuse au Centre de recherche sur le vieillissement
  • Julien Molé – Directeur, Sherbrooke ville en santé – absent lors de la rencontre

Déroulement de la rencontre

Connecter les expertises : le comité de pilotage apprend à se connaître

La composition intersectorielle des parties prenantes au projet, l’une des spécificités du laboratoire vivant, permet de mettre en relation des expertises et des forces diverses pour se confronter à des enjeux complexes avec le plus de regards et de connaissances possibles.

Lors d’un tour de table, chacun exprime la perception de sa contribution au projet, en fonction de ses expériences et intérêts. Pour dynamiser la réunion, des pictogrammes sont présentés aux membres (voir image ci dessous), afin de les inviter à associer leur expertise à celles requises au projet.

Les expertises nécessaires à Mobilaînés

Un retour nécessaire sur le projet

Avant de se lancer dans le pilotage du projet, le comité de pilotage redécouvre les grandes lignes du projet Mobilaînés (à découvrir ici) relatées par Véronique Provencher, chercheuse principale.

Répondre à la problématique de la mobilité des aînés, c’est tenir compte de l’ensemble des besoins de ces derniers, de considérer les craintes et les valeurs, évoquées ou non, pour assurer leur liberté de choix. Pour cela, l’étape de conceptualisation, soit la première phase du projet, devra présenter les accès envisagées selon différents besoins et contextes étudiés.

Retour sur le lancement du 12 novembre 2019

Lors du lancement du projet, le 12 novembre 2019, un atelier de co-construction a permis aux participants ont pu réfléchir aux trois phases du projet afin de déterminer ce qui pourrait être fait et quels acteurs pourraient être utiles pour assurer le bon fonctionnement des phases proposées. Les constats sont les suivants :

  • amorcer dès que possible la réflexion autour des dispositifs technologiques;
  • mieux définir la « mobilité » dont on parle;
  • ne pas oublier qu’il de s’agit pas de proposer un nouveau service, mais un outils pour faciliter l’accès aux services en place.

Un rythme de travail en plusieurs étapes : l’échéancier de l’année 1.

Pour cette première année, il est convenu de proposer des rencontres aux trois mois. Il est donc planifié d’amorcer ces périodes de rencontres par le comité de pilotage, puis les ateliers de codéveloppement et ensuite les rencontres d’aînés, comme représenté sur le plan ci-dessous.

Toutefois, les membres du comité de pilotage soulèvent l’intérêt d’organiser les rencontres avec les aînés AVANT les ateliers de codéveloppement. Ceci permettra, en effet, de consulter les utilisateurs afin de pouvoir mettre à profit leurs idées et commentaires lors des ateliers. Il est anticipé que ce changement favorisera leur participation active au processus de coconstruction, et évitera le piège de les restreindre à une validation des propositions découlant des ateliers de codéveloppement.

Quant aux rencontres du comité de pilotage, chaque membre recevra un compte-rendu et des informations en amont de chaque réunion afin de permettre  des échanges fructueux,  en fonction des points qui seront à l’étude. 

Bien piloter, c’est connaître ses valeurs et établir un code de conduite

Afin de garantir des réunions significatives et agréables, plusieurs points sont évoqués par les membre du comité.

Voici les résultats de l’exercice et un schéma résumant les codes et valeurs importants pour les membres :

Codes et valeurs du comité : l’exercice.
Codes et valeurs – Comité de pilotage Mobilaînés : le résultat final

Présentation de l’atelier de mars

Le prochain atelier de codéveloppement permettra de documenter les freins et les facilitateurs de la mobilité des aînés. Pour ce faire, les participants utiliseront la méthode de la carte empathique. Cette dernière aidera à comprendre ce qui fait une expérience « agréable ou désagréable » de mobilité.

Actions à engager

  • Pour une représentativité importante des aînés sur le comité de pilotage, on recherche un cinquième représentant.
  • Importance de répondre aux sondages envoyés après chaque rencontre et collectes des retours car…
  • Un des membres du comité souligne l’importance de s’assurer d’une bonne diversité des aînés dans les rencontres de codéveloppement.
  • Identification pour projet de création d’un logiciel avec les étudiants au baccalauréat en génie informatique.

Dubé, P., Sarrailh, J., Billebaud, C., Grillet, C., Zingraff, V., & Kostecki, I. (2014). Le livre Blanc des Living Labs. Umvelt Service Design, Montréal, Canada.